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O Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) é o documento organizacional de diagnóstico e planejamento que visa definir as metas de tecnologia de curto prazo, de forma a atender às necessidades de negócio.
Na SEE-PE, as metas de TI são traçadas e acompanhadas durante o ciclo de dois anos. Durante esse período, o PDTIC pode ser revisto sempre que necessário, para assegurar seu alinhamento às prioridades e estratégias institucionais, à disponibilidade financeira e orçamentária e às mudanças na legislação pertinente.
A estrutura organizacional de Gestão da TIC na SEE-PE compreende quatro gerências funcionais, a Superintendência de Governança e Gestão de TIC (SUGTI), além de 16 Células de Tecnologia da Informação (CTI), as quais funcionam como pontos de interface diretos entre os profissionais de TIC da educação e as unidades escolares por meio das Gerências Regionais de Ensino (GRE). Confira abaixo as atribuições das CTI.
A fim de compartilharmos as principais informações e produtos relacionados à área de Contratações, a qual integra a Superintendência de Governança e Gestão de TIC (SUGTI), apresentamos alguns dos modelos utilizados na SEE-PE, para que qualquer gestor público, em especial de TI, possa utilizá-lo como referência. Neste portal você encontrará informações detalhadas dos fluxos de processos que compõem o Modelo de Contratações de TIC da SEE-PE.
Esta seção trata do macroprocesso “Realizar Contratações”. A finalidade essencial do processo de contratação pública é satisfazer a necessidade da Administração, obtendo-se a melhor relação custo-benefício mediante tratamento isonômico a terceiros interessados em firmar contrato com o Poder Público. Com essa finalidade de satisfazer cada vez melhor o interesse público, em 2020, o estado de Pernambuco, realizou melhorias nos processos de contratações e contratos, que culminou com a publicação do Decreto Estadual nº 48.736/2020.
O novo decreto entrou em vigor 28/08/20 e, em agosto do mesmo ano, a Agência de Tecnologia da Informação (ATI) editou as Portarias 27, 29 e 30, contemplando conteúdos mínimos para elaboração do Documento de Oficialização da Demanda (DOD), Estudo Técnico Preliminar da Aquisição (ETPA) e Termo de Referência (TR), bem como disponibilizou modelos para cada um desses documentos.
Considerando as novas orientações do Estado, a área de TIC da SEE-PE vem realizando de forma contínua melhorias e atualizações dos processos, orientando-se pelas normas jurídicas e boas práticas, tanto estaduais quanto federais.
Sendo assim, a fim de padronizar e dar celeridade aos processos, foram elaborados novos modelos de documentos para as contratações de TIC, considerando as orientações da Procuradoria Geral do Estado (PGE-PE), Secretaria de Administração (SAD), ATI e da própria SEE-PE.
Atribuições da Equipe de Contratações
Organização Documental
A seguir, apresentamos nosso formato de organização dos documentos de contratações de TIC:
Processos de Contratações
Os processos contidos no macroprocesso Realizar Contratações são divididos nas fases de Planejar (Atender demandas) e Realizar Aquisições, de acordo com o diagrama do processo abaixo. A fase de Planejar abrange os processos de: Elaborar Documento de Oficialização da Demanda (DOD); Elaborar Estudo Técnico Preliminar da Aquisição (ETPA) e Elaborar Termo de Referência (TR). A fase de Realizar Aquisições, por sua vez, abrange as possibilidades legais previstas na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 e 14.133 de 1º de abril de 2021, em conformidade com o Decreto Nº 48.736, de 28 de fevereiro de 2020.
No processo Planejar (Atender demandas) são executados três processos em sequência: Elaborar Documento Oficial de Demanda, Elaborar Estudo Técnico Preliminar de Aquisições e Elaborar Termo de Referência. Confira no diagrama a seguir o passo-a-passo do processo.
No processo Realizar Aquisições, o fluxo segue para o processo licitatório mais adequado para atendimento à demanda. Confira no diagrama a seguir as modalidades adotadas em conformidade com a legislação vigente. Acesse os modelos de documentos adotados como padrão no macroprocesso Realizar Contratações, bem como o manual do processo.
A fim de compartilharmos as principais informações e produtos relacionados à área de Contratos, apresentamos alguns dos modelos utilizados na gestão e fiscalização dos contratos desta SEE-PE, para que qualquer gestor público, em especial de TI, possa utilizá-lo como referência.
A gestão e a fiscalização de contratos são atividades exercidas para controle, acompanhamento e monitoramento do cumprimento das obrigações contratuais, com o fim de assegurar a qualidade da execução do objeto contratado.
Com essa finalidade de assegurar o atendimento desse objetivo, em 2020, o estado de Pernambuco realizou melhorias nos processos de contratações e contratos, que culminou com a publicação do Decreto Estadual nº 48.736/2020.
No art. 17 do citado decreto é informado que “A fase de Gestão do Contrato e Fiscalização Contratual visa acompanhar, gerenciar, monitorar, fiscalizar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens que compõem a Solução de TIC durante todo o período de execução do contrato ou da garantia do bem ou serviço originado do contrato”.
A área de TIC da SEE-PE trata com extrema importância a realização efetiva da gestão e fiscalização dos contratos desde a sua concepção até o encerramento de sua vigência, verificando também se o contrato atendeu ao propósito e benefícios esperados.
Ao iniciar o contrato, é realizado as boas-vindas à empresa contratada, apresentando as informações que serão acompanhadas mensalmente, o gestor do contrato, processo de faturamento, processo de fiscalização e os contatos com as áreas. Em paralelo, é organizada a pasta em rede do Contrato, local onde serão alocados todos os instrumentos/documentos, que serão utilizados e produzidos durante todo o ciclo de vida do contrato. Durante a vigência do contrato, reuniões de fiscalização são realizadas para o acompanhamento regular, com o marco mensal de avaliação para alinhamento junto à gestão do contrato, quanto aos cumprimentos das obrigações pelas partes em conformidade com execução dos serviços e suas respectivas entregas previstas no instrumento contratual.
Quanto à gestão dos contratos, registra-se como atividades de responsabilidade da área, os processos de formalização contratual, empenhamento, pagamento, prorrogação, controle orçamentário, acréscimo, supressão, reajuste, entre outras alterações contratuais previstas.
Já quanto às atividades relacionadas à área de fiscalização, registram-se aquelas que são voltadas à execução contratual, especialmente, ao cumprimento das obrigações e níveis mínimos de serviço previstos no Termo de Referência e no Contrato. Fique atento, pois são coisas distintas: Gestão e Fiscalização!
Atribuições da Equipe de Gestão de Contratos
Processos de Realizar Execução de Contratos
O macroprocesso de Realizar Execução de Contratos é composto por três processos: Fiscalizar Contratos, Gerir Contratos e Realizar Gestão Orçamentária e Financeira, sendo os dois últimos de competência da equipe de Gestão de Contratos. Veja o diagrama do processo abaixo:
A cada novo contrato com fornecedor, é iniciado o Processo Planejar Fiscalização e em sequência é realizado o Processo de Monitoramento da Execução Contratual. Em caso de descumprimento contratual, é realizado Processo Administrativo que é executado em conjunto com áreas administrativas da SEE-PE e acompanhado pela equipe de fiscalização. Nestes três processos, diferentes documentos são produzidos e tramitados, para os quais disponibilizamos a seguir nossos modelos utilizados. A seguir, você confere o diagrama que o representa, os modelos de documentos utilizados nos processos e o manual do processo.
Já o processo Gerir Contratos compreende todos os subprocessos executados da formalização ao encerramento do contrato. É composto por: Formalizar Contrato, Realizar Apostilamento, Realizar Acréscimo ou Supressão, Realizar Reajuste, Realizar Prorrogação, e Encerrar Contrato. Confira a seguir o diagrama que representa o processo e seu manual.
Por fim, o processo de Realizar Gestão Financeira e Orçamentária compreende os subprocessos Planejar Programação Orçamentária Anual – POA, Executar POA, Monitorar POA e Solicitar Anulação de Empenhos, quando verificada a necessidade durante a execução do processo Monitorar POA. O planejamento é realizado antes do início do exercício financeiro e revisto sempre que necessário, para garantir a acurácia das previsões para a programação orçamentária. Já a execução e o monitoramento da POA são realizados paralelamente, de acordo com o planejamento vigente. A seguir você encontra o diagrama que representa o processo, seu manual e os modelos de documentos padronizados para a equipe de Gestão de Contratos.
