Gestão
Plano Diretor

O Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) é o documento organizacional de diagnóstico e planejamento que visa definir as metas de tecnologia de curto prazo, de forma a atender às necessidades de negócio. 

Na SEE-PE, as metas de TI são traçadas e acompanhadas durante o ciclo de dois anos. Durante esse período, o PDTIC pode ser revisto sempre que necessário, para assegurar seu alinhamento às prioridades e estratégias institucionais, à disponibilidade financeira e orçamentária e às mudanças na legislação pertinente.

Gerências
Contratações

A fim de compartilharmos as principais informações e produtos relacionados à área de Contratações, apresentamos alguns dos modelos utilizados nesta SEE-PE, para que, qualquer gestor público, em especial de TI, possa utilizá-lo como referência. Destacamos que, em maio/2022, será disponibilizado o complemento deste material, de forma mais detalhada, referentes aos fluxos de todos os processos de contratos/fiscalização, matriz de responsabilidades e conhecimentos, indicadores e modelos dos documentos utilizados na área. Mas, vamos para o tema!

A finalidade essencial do processo de contratação pública é satisfazer a necessidade da Administração, obtendo-se a melhor relação custo-benefício mediante tratamento isonômico a terceiros interessados em firmar contrato com o Poder Público. Com essa finalidade de satisfazer cada vez melhor o interesse público, em 2020, o estado de Pernambuco, realizou melhorias nos processos de contratações e contratos, que culminou com a publicação do Decreto Estadual nº 48.736/2020.

O novo decreto entrou em vigor 28/08/20 e, em agosto do mesmo ano, a Agência de Tecnologia da Informação (ATI) editou as Portarias 27, 29 e 30, contemplando conteúdos mínimos para elaboração do Documento de Oficialização da Demanda (DOD), Estudo Técnico Preliminar da Aquisição (ETPA) e Termo de Referência (TR), bem como disponibilizou modelos  para cada um desses documentos.
Considerando as novas orientações do Estado, a área de TIC da SEE-PE vem realizando de forma contínua melhorias e atualizações dos processos, orientando-se pelas normas jurídicas e boas práticas, tanto estaduais quanto federais.
Sendo assim, a fim de padronizar e dar celeridade aos processos, foram elaborados novos modelos de documentos para as contratações de TIC, considerando as orientações da Procuradoria Geral do Estado (PGE-PE), Secretaria de Administração (SAD), ATI e da própria SEE-PE.

Atribuições da Equipe de Contratações

  • Planejar toda nova contratação e elaborar os documentos inerentes ao processo.
  • Monitorar os processos de contratação.
  • Apoiar tomada de decisão referentes às contratações de TIC.
  • Apoiar relacionamentos com as partes envolvidas das contratações de TIC da SEE-PE.
  • Orientar e prover conhecimentos relacionados aos processos de Contratação de TIC.
 

Organização Documental

A seguir, apresentamos nosso formato de organização dos documentos de contratações de TIC:

Contratacoes - pasta

 

 

 

Processos

Os processos relacionados a Contratações são divididos nas fases de Planejamento e Seleção, de acordo com o fluxograma abaixo. A fase de Planejamento abrange os processos de: Elaboração do Documento de Oficialização da Demanda (DOD); Elaboração do Estudo Técnico Preliminar da Aquisição (ETPA); e Elaboração do Termo de Referência (TR). A fase de Seleção, por sua vez, abrange o processo de Seleção de Fornecedor propriamente dito.

 

Na fase de Planejamento, são produzidos nas saídas dos processos no mínimo 3 artefatos – DOD, ETPA e TR – cujos modelos utilizados pela GGTI estão disponibilizados a seguir.

Contratos

A fim de compartilharmos as principais informações e produtos relacionados à área de Contratos, apresentamos alguns dos modelos utilizados na gestão e fiscalização dos contratos desta SEE-PE, para que qualquer gestor público, em especial de TI, possa utilizá-lo como referência.
Destacamos que, em maio/2022, será disponibilizado o complemento deste material de forma mais detalhada, referentes aos fluxos de todos os processos de contratos/fiscalização, matriz de responsabilidades e conhecimentos, indicadores e modelos dos documentos utilizados na área. Mas, vamos para o tema!

A gestão e a fiscalização de contratos são atividades exercidas para controle, acompanhamento e monitoramento do cumprimento das obrigações contratuais, com o fim de assegurar a qualidade da execução do objeto contratado.
Com essa finalidade de assegurar o atendimento desse objetivo, em 2020, o estado de Pernambuco realizou melhorias nos processos de contratações e contratos, que culminou com a publicação do Decreto Estadual nº 48.736/2020.

No art.17 do citado decreto é informado que “A fase de Gestão do Contrato e Fiscalização Contratual visa acompanhar, gerenciar, monitorar, fiscalizar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens que compõem a Solução de TIC durante todo o período de execução do contrato ou da garantia do bem ou serviço originado do contrato”.
A área de TIC da SEE-PE trata com extrema importância a realização efetiva da gestão e fiscalização dos contratos desde a sua concepção até o encerramento de sua vigência, verificando também se o contrato atendeu ao propósito e benefícios esperados.

Ao iniciar o contrato, é realizado as boas-vindas à empresa contratada, apresentando as informações que serão acompanhadas mensalmente, o gestor do contrato, processo de faturamento, processo de fiscalização e os contatos com as áreas. Em paralelo, é organizada a pasta em rede do Contrato, local onde serão alocados todos os instrumentos/documentos, que serão utilizados e produzidos durante todo o ciclo de vida do contrato.  Durante a vigência do contrato, reuniões de fiscalização são realizadas para o acompanhamento regular, com o marco mensal de avaliação para alinhamento junto à gestão do contrato, quanto aos cumprimentos das obrigações pelas partes em conformidade com execução dos serviços e suas respectivas entregas previstas no instrumento contratual.

Quanto à gestão dos contratos, registra-se como atividades de responsabilidade da área, os processos de formalização contratual, empenhamento, pagamento, prorrogação, controle orçamentário, acréscimo, supressão, reajuste, entre outras alterações contratuais previstas.
Já quanto às atividades relacionadas à área de fiscalização, registram-se aquelas que são voltadas à execução contratual, especialmente, ao cumprimento das obrigações e níveis mínimos de serviço previstos no Termo de Referência e no Contrato. Fique atento, pois são coisas distintas: Gestão e Fiscalização!

Contratos – Atribuições da Equipe

  • Apoiar os processos de gestão dos contratos de TIC: formalização, prorrogação, reajuste, supressão, dentre outros.
  • Acompanhar a execução financeira: envio de nota fiscal, diárias, repasses para as Gerências Regionais, liquidação, previsão de desembolso, ordem e remessa bancária.
  • Elaborar documentos necessários para a gestão dos contratos de TIC: comunicação interna, notas técnicas, relatórios e boletins
  • Gerenciar relacionamentos com as partes interessadas dos contratos de TIC da SEE-PE: gestão, fornecedores, áreas internas da SEE-PE, órgãos externos.
  • Orientar e prover conhecimentos relacionados aos processos de gestão e acompanhamento financeiro dos contratos de TIC.
 
Contratos – Organização Documental
 
A seguir, apresentamos nosso formato de organização dos documentos de contratos de TIC, que são mantidos salvos na rede corporativa.
 

 

 

 

Contratos – Processos Relacionados

Em gestão de contratos, temos os processos de: Formalização, Acréscimo, Prorrogação, Supressão, Reajuste e Encerramento. Além disso, há também os processos de acompanhamento financeiro, conforme ilustrado a seguir. 

Após a formalização contratual, é encaminhado um ofício intitulado de boas-vindas ao fornecedor. A concepção deste documento é apresentar a empresa à SEE-PE, a forma de trabalho com os contratos e detalhar os fluxos a serem seguidos. Com isso, ao longo do meses, é realizado o acompanhamento contratual e pagamento, como também o monitoramento geral através do Plano de Contratos. 

 

Fiscalização –  Atribuições da Equipe

  • Monitorar a execução dos contratos de TIC: acompanhamento das entregas, cumprimento dos prazos, conformidade com as cláusulas contratuais.
  • Elaborar documentos necessários para a gestão dos contratos de TIC: comunicação interna, notas técnicas, relatórios e boletins.
  • Gerenciar relacionamentos com as partes interessadas dos contratos de TIC da SEE-PE: gestão, fornecedores e órgãos externos.
  • Orientar e prover conhecimentos relacionados aos processos de fiscalização de contratos de TIC.
  • Apoiar na verificação do atendimento propósito e benefícios esperados do contrato.
 

Fiscalização – Processos Relacionados

A cada novo contrato com fornecedor, é iniciado o Processo do Roteiro de Fiscalização e em sequência é realizado o Processo de Acompanhamento Mensal. Em caso de descumprimento contratual, é realizado Processo Administrativo que é executado em conjunto com áreas administrativas da SEE-PE e acompanhado pela equipe de fiscalização. Nestes três processos, diferentes documentos são produzidos e tramitados, para os quais disponibilizamos a seguir nossos modelos utilizados.

Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no pinterest
Subscribe to get 15% discount